Flotes a l’Administració pública: guia de plecs

La compra pública de programari de gestió de flotes té una dificultat afegida respecte a la compra privada: el plec es redacta una vegada, vincula durant anys i qualsevol clàusula mal plantejada acaba convertida en un problema operatiu o en un objecte de reparament de l’interventor. Aquesta guia recull els criteris que hem vist funcionar en ajuntaments mitjans, diputacions i parcs mòbils autonòmics, amb el focus en el que no hi hauria de faltar i en el que convé evitar.

No és un model formal ni substitueix l’assessorament jurídic de la unitat de contractació corresponent. És el que un responsable tècnic hauria de demanar abans de validar un plec que sortirà a licitació.

Requisits no negociables

Hi ha un grup de clàusules que no haurien de ser puntuables sinó un llindar d’exclusió: o es compleixen o el licitador queda fora. Tractar aquests punts com a millorables genera ofertes jurídicament dubtoses que després són difícils d’adjudicar sense risc.

Dades allotjades en territori de la Unió Europea

El responsable del fitxer és l’Administració. El proveïdor és l’encarregat del tractament. Les dades personals (posició dels vehicles assignats a empleats, identificació del conductor, dades del tacògraf) han d’estar allotjades en servidors ubicats físicament en territori de la UE, amb la prohibició expressa de transferència internacional llevat que hi hagi una decisió d’adequació o garanties adequades d’acord amb l’RGPD.

A la pràctica, això exclou les plataformes la infraestructura principal de les quals és als Estats Units sense garanties formals, i deixa com a opcions reals els proveïdors que poden acreditar contractes amb AWS Europa, Azure Europe Region, OVHcloud o equivalents.

Contracte d’encàrrec del tractament per escrit

L’article 28 de l’RGPD ho exigeix i l’AEPD ho controla. El plec ha d’obligar l’adjudicatari a signar un contracte d’encàrrec del tractament amb clàusules concretes: finalitat, durada, naturalesa, tipus de dades, obligacions de l’encarregat, subencarregats autoritzats, devolució o destrucció al final del contracte.

Demanar-ho només com a “compromís genèric” deixa l’òrgan de contractació exposat en cas d’incident de seguretat.

Compatibilitat amb l’Esquema Nacional de Seguretat

Per a sistemes que tracten dades d’empleats públics i posicionament, l’ENS s’aplica com a mínim en categoria mitjana, i en alguns casos en categoria alta. El proveïdor ha d’acreditar la certificació o la declaració de conformitat amb l’ENS, amb auditoria externa quan escaigui. Sense això, la integració amb sistemes interns de l’Administració (seu electrònica, ERP propi) pot quedar bloquejada per la unitat de seguretat TIC.

Traçabilitat documental per a l’interventor

L’interventor revisa que la despesa estigui justificada i que el servei es presti d’acord amb el plec. Això requereix que la plataforma generi:

• Informes mensuals d’ús per vehicle amb el quilometratge, les hores de servei i els esdeveniments rellevants
• Registre d’incidències i de la seva resolució
• Històric no manipulable de dades durant el període del contracte més els anys de prescripció aplicables
• Possibilitat d’exportació íntegra en acabar el contracte (portabilitat real, no només “consulta”)

Una plataforma que només ofereix un tauler visual sense possibilitat de generar un PDF signat o d’exportar un CSV/Excel detallat no supera el primer requeriment de la Intervenció.

Criteris tècnics que cal valorar

Aquí entrem en el que és puntuable. Els criteris tècnics rellevants per a una flota pública són menys nombrosos del que solen incloure els plecs, però més exigents.

Posicionament GPS i geofencing

Posicionament amb una precisió mínima de 5 metres en condicions normals, freqüència d’actualització configurable entre 30 segons i 5 minuts segons la necessitat operativa, suport de zones geogràfiques (geofencing) amb notificació d’entrada i sortida. Per a vehicles municipals que operen en zones concretes (serveis socials, manteniment de parcs, recollida selectiva), aquesta és la base operativa diària.

L’explicació detallada de l’ús de les zones virtuals és a l’article sobre geofencing en flotes.

Suport del tacògraf digital amb descàrrega remota

Per a flotes amb vehicles subjectes a l’obligació de tacògraf (transport de mercaderies de més de 3,5 t, transport de viatgers amb més de 9 places en molts casos), la descàrrega remota deixa de ser opcional a partir del juliol de 2026. El detall normatiu i els terminis són a l’article sobre tacògraf digital i descàrrega remota.

El plec ha de demanar una compatibilitat demostrable amb els tacògrafs de les marques que té la flota (VDO, Stoneridge, Continental) i un arxiu signat digitalment d’acord amb el reglament europeu, no només una descàrrega “informativa”.

API REST documentada i oberta

L’Administració sol tenir sistemes propis: ERP de gestió patrimonial, eines de planificació de serveis, registres interns. El plec ha d’exigir una API REST documentada públicament, amb autenticació estàndard (OAuth 2.0 o clau d’API) i sense cost addicional per un consum raonable.

Sense això, qualsevol integració futura es converteix en un projecte de desenvolupament a preu tancat del proveïdor, amb una dependència total.

Formació i suport en castellà

Formació inicial del personal tècnic que farà servir la plataforma (gestors de flota, caps de servei) i suport en horari laboral en castellà. Per a administracions de comunitats amb llengua cooficial, cal valorar també el suport en aquesta llengua si hi haurà usuaris habituals.

Maquinari

Això mereix un apartat propi al plec. L’opció tècnicament més neta és exigir maquinari basat en un estàndard obert (compatible amb OBD-II, J1939) i d’una marca amb presència europea consolidada (Teltonika, per exemple, és lituana i manté un catàleg de llarga vida). Això evita lligar-se al proveïdor del programari per a futures renovacions o canvis.

A Trackia treballem amb dispositius Teltonika FMM003 (cobertura LTE Cat M1, ideal per a vehicles urbans) i FMC003 (LTE Cat 1, més potència per a flotes pesants o internacionals), i amb els accessoris Eye Beacon (identificació passiva del conductor per Bluetooth) i Eye Sensor (temperatura, humitat, obertura de portes). El detall és a la pàgina de sector públic i a la comparativa de maquinari Teltonika per a flotes.

Clàusules problemàtiques que cal evitar

Aquestes són les que generen més adjudicacions desafortunades, segons una experiència recurrent.

Maquinari propietari sense alternativa

Plecs que descriuen el maquinari amb un nivell de detall tal (model, codi de peça específic) que només un proveïdor el compleix. A més de vorejar els principis de concurrència i de no discriminació de l’article 132 de la LCSP, lliguen l’Administració durant els 4-8 anys següents a un únic subministrador.

La redacció correcta descriu prestacions del maquinari (cobertura, paràmetres que ha de llegir, certificacions requerides, garantia mínima), no una marca ni un model concret.

Permanència plurianual sense sortida

Contractes de servei a 3-5 anys sense una clàusula de sortida raonable. Si el servei falla, l’òrgan de contractació es queda lligat o ha d’iniciar un expedient de resolució per incompliment, que és llarg i arriscat.

El raonable és un contracte a 1-2 anys amb pròrrogues anuals i una clàusula de resolució per incompliment objectivable: caiguda del servei per sobre de X hores mensuals, retards sistemàtics en el suport, manca de lliurament d’informes.

“Modificacions futures” sense límit

Clàusules del tipus “es podran acordar modificacions del servei durant la vigència del contracte” sense definir un import màxim ni causes taxades. A part del risc jurídic (la LCSP limita les modificacions contractuals), obren la porta a sobrecostos durant l’execució que l’interventor objectarà.

Penalitzacions unilaterals del proveïdor

Clàusules que permeten al proveïdor tallar el servei per impagament en menys de 60 dies, o pujar el preu anualment segons l’IPC sense límit. L’Administració té uns terminis de pagament propis que el proveïdor ha d’assumir, i les revisions de preu han de tenir una fórmula transparent amb un sostre.

Plantilla orientativa de blocs

Una estructura de plec tècnic que recull tot l’anterior, com a punt de partida:

1. Objecte: definició del servei (plataforma de gestió de flota + maquinari + suport + formació)
2. Característiques tècniques mínimes: requisits no negociables (RGPD, ENS, dades a la UE, traçabilitat)
3. Prestacions funcionals valorables: posicionament, geofencing, tacògraf, manteniment, API
4. Maquinari: prestacions, certificacions, garantia, instal·lació
5. Suport i formació: horari, idioma, temps de resposta, formació inicial i contínua
6. Terminis i preus: durada inicial, pròrrogues, clàusula de sortida, revisió de preus amb límit
7. Penalitzacions per incompliment: definides i objectivables
8. Documentació que ha de lliurar l’adjudicatari: contracte d’encàrrec del tractament, certificacions, manuals

I com a annexos: criteris de valoració amb pes percentual, model d’oferta econòmica, declaració responsable.

Ajuda en la redacció de plecs

A Trackia hem col·laborat amb diverses unitats de contractació en la revisió d’esborranys de plec des del vessant tècnic, sense cost i sense el compromís de presentar-nos després a la licitació. La idea és que el plec surti ben fet encara que al final el guanyador sigui un altre proveïdor, perquè un plec mal redactat perjudica tota l’Administració.

Si estàs preparant una licitació, escriu-nos des del formulari de contacte amb un esborrany inicial i et retornarem comentaris tècnics en 5-7 dies hàbils.