Frotas na administración pública: guía de pregos

A compra pública de software de xestión de frotas ten unha dificultade engadida fronte á compra privada: o prego redáctase unha vez, vincula durante anos e calquera cláusula mal posta acaba convertida nun problema operativo ou nun reparo do Interventor. Esta guía recolle os criterios que vimos funcionar en concellos medianos, deputacións e parques móbiles autonómicos, co foco no que non debería faltar e no que convén evitar.

Non é un modelo formal nin substitúe o asesoramento xurídico da unidade de contratación correspondente. É o que un responsable técnico debería pedir antes de validar un prego que vai saír a licitación.

Requisitos non negociables

Hai un grupo de cláusulas que non deberían ser puntuables, senón un limiar de exclusión: ou se cumpren ou o licitador queda fóra. Tratar estes puntos como mellorables xera ofertas legalmente dubidosas que logo son difíciles de adxudicar sen risco.

Datos aloxados en territorio da Unión Europea

O responsable do ficheiro é a administración. O provedor é o encargado do tratamento. Os datos persoais (posición dos vehículos asignados a empregados, identificación do condutor, datos do tacógrafo) teñen que estar aloxados en servidores situados fisicamente en territorio da UE, coa prohibición expresa de transferencia internacional salvo decisión de adecuación ou garantías axeitadas conforme ao RXPD.

Na práctica, isto exclúe as plataformas cuxa infraestrutura principal está nos Estados Unidos sen garantías formais e deixa como opcións reais os provedores que poden acreditar contratos con AWS Europa, Azure Europe Region, OVHcloud ou equivalentes.

Contrato de encargo do tratamento por escrito

O artigo 28 do RXPD esíxeo e a AEPD contrólao. O prego ten que obrigar o adxudicatario a asinar un contrato de encargo do tratamento con cláusulas concretas: finalidade, duración, natureza, tipos de datos, obrigas do encargado, subencargados autorizados e devolución ou destrución ao final do contrato.

Pedilo só como «compromiso xenérico» deixa o órgano de contratación exposto en caso de incidente de seguridade.

Compatibilidade co Esquema Nacional de Seguridade

Para sistemas que tratan datos de empregados públicos e posicionamento, o ENS aplícase como mínimo en categoría media e nalgúns casos en alta. O provedor debe acreditar a certificación ou a declaración de conformidade co ENS, cunha auditoría externa cando proceda. Sen isto, a integración con sistemas internos da administración (Sede Electrónica, ERP propio) pode ser bloqueada pola unidade de seguridade TIC.

Trazabilidade documental para o Interventor

O Interventor revisa que o gasto está xustificado e que o servizo se está a prestar conforme ao prego. Isto require que a plataforma xere:

• Informes mensuais de uso por vehículo co quilometraxe, as horas de servizo e os eventos relevantes
• Rexistro de incidencias e da súa resolución
• Histórico non manipulable dos datos durante o período do contrato máis os anos de prescrición aplicables
• Posibilidade de exportación íntegra ao finalizar o contrato (portabilidade real, non só «consulta»)

Unha plataforma que só entrega un panel visual, sen posibilidade de xerar un PDF asinado ou exportar un CSV/Excel detallado, non sobrevive ao primeiro requirimento da Intervención.

Criterios técnicos que se deben valorar

Aquí éntrase no puntuable. Os criterios técnicos relevantes para unha frota pública son menos numerosos dos que adoitan incluír os pregos, pero máis esixentes.

Posicionamento GPS e geofencing

Posicionamento cunha precisión mínima de 5 metros en condicións normais, frecuencia de actualización configurable entre 30 segundos e 5 minutos segundo a necesidade operativa e soporte de zonas xeográficas (geofencing) con notificación de entrada e saída. Para vehículos municipais que operan en zonas concretas (servizos sociais, mantemento de parques, recollida selectiva), isto é a base operativa diaria.

A explicación detallada do uso das zonas virtuais está no artigo sobre geofencing en frotas.

Soporte do tacógrafo dixital con descarga remota

Para frotas con vehículos suxeitos á obriga de tacógrafo (transporte de mercadorías por riba de 3,5 t, transporte de viaxeiros con máis de 9 prazas en moitos casos), a descarga remota deixa de ser opcional desde xullo de 2026. O detalle normativo e os prazos están no artigo sobre o tacógrafo dixital e a descarga remota.

O prego debe pedir unha compatibilidade demostrable cos tacógrafos das marcas que ten a frota (VDO, Stoneridge, Continental) e un arquivo asinado dixitalmente conforme ao regulamento europeo, non só unha descarga «informativa».

API REST documentada e aberta

A administración adoita ter sistemas propios: ERP de xestión patrimonial, ferramentas de planificación de servizos, rexistros internos. O prego debe esixir unha API REST documentada publicamente, con autenticación estándar (OAuth 2.0 ou API key) e sen custo adicional por un consumo razoable.

Sen isto, calquera integración futura convértese nun proxecto de desenvolvemento a prezo pechado do provedor, con dependencia total.

Formación e soporte en castelán

Formación inicial do persoal técnico que vai usar a plataforma (xestores de frota, xefes de servizo) e soporte en horario laboral en castelán. Para as administracións de comunidades con lingua cooficial, valorar tamén o soporte nesa lingua se vai haber usuarios habituais.

Hardware

Isto merece un apartado propio no prego. A opción tecnicamente máis limpa é esixir hardware baseado nun estándar aberto (compatible con OBD-II, J1939) e dunha marca con presenza europea consolidada (Teltonika, por exemplo, é lituana e mantén un catálogo de longa vida). Isto evita atarse ao provedor do software para futuras renovacións ou cambios.

En Trackia traballamos cos dispositivos Teltonika FMM003 (cobertura LTE Cat M1, ideal para vehículos urbanos) e FMC003 (LTE Cat 1, máis potencia para frotas pesadas ou internacionais), e cos accesorios Eye Beacon (identificación pasiva do condutor por Bluetooth) e Eye Sensor (temperatura, humidade, apertura de portas). O detalle está na páxina do sector público e no comparativo de hardware Teltonika para frotas.

Cláusulas problemáticas que convén evitar

Estas son as que xeran máis adxudicacións desafortunadas, segundo unha experiencia recorrente.

Hardware propietario sen alternativa

Pregos que describen o hardware cun nivel de detalle tal (modelo, código de peza específico) que só un provedor o cumpre. Ademais de bordear os principios de concorrencia e non discriminación do artigo 132 da LCSP, atan a administración durante os seguintes 4-8 anos a un único subministrador.

A redacción correcta describe as prestacións do hardware (cobertura, parámetros que debe ler, certificacións requiridas, garantía mínima), non unha marca nin un modelo concreto.

Permanencia plurianual sen saída

Contratos de servizo a 3-5 anos sen unha cláusula de saída razoable. Se o servizo falla, o órgano de contratación queda atado ou ten que iniciar un expediente de resolución por incumprimento, que é longo e arriscado.

O razoable é un contrato a 1-2 anos con prórrogas anuais e unha cláusula de resolución por incumprimento obxectivable: caída do servizo por riba de X horas mensuais, atrasos sistemáticos no soporte, falta de entrega de informes.

«Modificacións futuras» sen teito

Cláusulas do tipo «poderanse acordar modificacións do servizo durante a vixencia do contrato» sen definir un importe máximo nin causas taxadas. Á parte do risco xurídico (a LCSP limita as modificacións contractuais), abre a porta a sobrecustos durante a execución aos que o Interventor porá reparos.

Penalizacións unilaterais do provedor

Cláusulas que permiten ao provedor cortar o servizo por impagamento en menos de 60 días ou subir o prezo anualmente polo IPC sen teito. A administración ten prazos de pagamento propios que o provedor debe asumir, e as revisións de prezo deben ter unha fórmula transparente con teito.

Modelo orientativo de bloques

Unha estrutura de prego técnico que recolle o anterior, como punto de partida:

1. Obxecto: definición do servizo (plataforma de xestión de frota + hardware + soporte + formación)
2. Características técnicas mínimas: requisitos non negociables (RXPD, ENS, datos na UE, trazabilidade)
3. Prestacións funcionais valorables: posicionamento, geofencing, tacógrafo, mantemento, API
4. Hardware: prestacións, certificacións, garantía, instalación
5. Soporte e formación: horario, idioma, tempos de resposta, formación inicial e continua
6. Prazos e prezos: duración inicial, prórrogas, cláusula de saída, revisión de prezos con teito
7. Penalizacións por incumprimento: definidas e obxectivables
8. Documentación que debe entregar o adxudicatario: contrato de encargo do tratamento, certificacións, manuais

E como anexos: criterios de valoración con peso porcentual, modelo de oferta económica e declaración responsable.

Axuda na redacción de pregos

En Trackia colaboramos con varias unidades de contratación revisando borradores de prego desde o lado técnico, sen custo e sen compromiso de presentarnos despois á licitación. A idea é que o prego saia ben feito aínda que ao final o gañador sexa outro provedor, porque un prego mal redactado prexudica toda a administración.

Se estás a preparar unha licitación, escríbenos desde o formulario de contacto cun bosquexo inicial e devolvémosche comentarios técnicos en 5-7 días hábiles.