Com triar programari de flotes: checklist

La majoria de comparatives de programari de flotes que circulen en línia són llistats patrocinats o ressenyes genèriques. Serveixen de poc quan cal signar un contracte de tres anys per a 80 vehicles. Aquest checklist és el que demanaríem a un proveïdor si haguéssim de comprar per a la nostra pròpia flota: preguntes concretes, respostes verificables i senyals d’alarma que detecten el venedor que improvisa.

Està pensat per a responsables de flota de pimes mitjanes (10-200 vehicles) i directors d’operacions que ja han vist dues o tres demos i necessiten distingir a qui contracten.

Bloc 1. Maquinari: propietari o estàndard

La primera pregunta és quin maquinari porta el vehicle. Hi ha dos camins:

• Maquinari propietari: el proveïdor dissenya el seu propi dispositiu, normalment fabricat per un tercer amb la seva marca a sobre. Si canvies de proveïdor, llences tot el maquinari.
• Maquinari estàndard d’un fabricant reconegut (Teltonika, Queclink, Concox): el dispositiu és el mateix que fan servir desenes de plataformes. Si canvies de proveïdor, en molts casos el maquinari continua funcionant.

Preguntes que has de fer al comercial:

1. Fabricant i model exacte del dispositiu. Si dubten o diuen “és nostre”, senyal d’alarma.
2. El firmware del dispositiu el controles tu, l’integrador o el fabricant? Importa per a les actualitzacions i per a la portabilitat.
3. Si rescindeixo el contracte d’aquí a 18 mesos, el maquinari serveix per a un altre proveïdor o queda inservible?
4. La instal·lació requereix taller (cablejat ocult) o és plug & play OBD? La diferència és de 5 minuts a 90 minuts per vehicle i de 0 a 60 euros d’instal·lació.

Com a context, nosaltres fem servir maquinari Teltonika estàndard (FMM003, FMC003, Eye Beacon, Eye Sensor) precisament perquè el client no quedi presoner del proveïdor.

Bloc 2. IA real vs. màrqueting d’IA

“IA” apareix a totes les landings des del 2023. La pregunta que fa de filtre: dona’m un cas concret amb mètriques. Si la resposta és genèrica (“optimitzem rutes amb IA”, “predim avaries amb machine learning”) sense xifres ni horitzó temporal, no hi ha IA real. Probablement és un sistema de regles amb una etiqueta de màrqueting.

Preguntes que separen la IA de l’etiqueta:

1. Què prediu el model i amb quin horitzó? Una resposta vàlida: “alerta de bateria amb 14-28 dies d’antelació, precisió del 78 %”.
2. Amb quines dades s’ha entrenat el model? Quants vehicles, quants quilòmetres, quant d’històric?
3. Quantes alertes falses positives genera al mes en una flota de la meva mida?
4. Em pots ensenyar un cas de client real amb mètriques concretes d’estalvi? (Encara que sigui anonimitzat.)
5. La IA s’executa als vostres servidors o feu servir API de tercers (OpenAI, Google)? Importa pel cost, la latència i la privacitat de les dades.

Hi ha un patró habitual: “ML” per a regles if-then amb llindars adaptatius. No és mentida, però tampoc és el que el client entén quan sent IA. A IA aplicada a flotes: casos d’ús reals amb ROI hi ha exemples del tipus de resposta que has d’esperar.

Bloc 3. Contracte: permanència, baixa i propietat de les dades

El contracte és on es perden els plets. Les clàusules que has de revisar amb el teu assessor abans de signar:

L’exportació de les dades en donar-se de baixa és el punt més ignorat i el que més dol després. Qualsevol proveïdor seriós lliura un CSV o JSON complet amb l’històric de posicions, esdeveniments i manteniment. Si diu que no o ho cobra a part, està blindant el client amb les seves pròpies dades.

Bloc 4. Suport: espanyol, telèfon, SLA

El suport es prova abans de signar, no després. Una tècnica que funciona: durant la fase de demo, truca al telèfon de suport un divendres a les 18:30 sense avisar el comercial. El que responguin (o no) és el que respondran quan et quedis sense posicionar 40 furgonetes un dissabte al matí.

Preguntes:

1. Atenció en espanyol? O en espanyol a través d’un nivell 1 externalitzat que escala a l’anglès?
2. Horari? L’ideal: de dilluns a divendres de 8 a 20 i guàrdia 24/7 per a incidències crítiques.
3. Hi ha un SLA per escrit? Compromís de temps de resposta? Compensació si s’incompleix?
4. El suport coneix el meu sector (transport refrigerat, obra pública, repartiment urbà)? Un tècnic que entén el teu negoci resol en 10 minuts el que un altre triga dues hores a resoldre.
5. Hi ha un account manager nominal o entres en una bústia col·lectiva?

Per a flotes de més de 50 vehicles, és raonable exigir per contracte un account manager nominal.

Bloc 5. Integracions: API, webhooks i connectors

Una plataforma de flotes aïllada de la resta del programari de l’empresa duplica la feina i limita el ROI. Les preguntes clau:

1. Hi ha una API REST pública i documentada? Demana accés a la documentació durant la demo. Si no te l’ensenyen, sospitós.
2. Hi ha webhooks per als esdeveniments clau (entrada/sortida de geofence, alerta de manteniment, final de ruta)?
3. Hi ha connectors nadius amb els ERP que faig servir (SAP, Microsoft Dynamics, Odoo, Sage, A3)?
4. Hi ha connector amb el TMS si treballo en logística?
5. Si necessito una integració a mida, la fa el proveïdor, un partner o m’he de buscar un tercer?

Demana exemples de clients que hagin integrat el que tu vols integrar. Si tots els seus clients fan servir el sistema de manera aïllada, prepara’t per fer-ho tu també.

Bloc 6. Compliance: RGPD, servidors a la UE, ENS si escau

Qualsevol proveïdor seriós a Espanya té això resolt, però convé confirmar-ho per escrit abans de signar:

1. Contracte d’encarregat del tractament RGPD signat entre la teva empresa i el proveïdor. És obligatori quan el proveïdor tracta dades personals (ubicació dels conductors, identificació amb targeta o beacon).
2. Servidors a la Unió Europea. Idealment a Espanya o en un centre de dades europeu certificat (Frankfurt, Dublín, Madrid, Barcelona).
3. Certificació ISO 27001 del proveïdor o del proveïdor de núvol que faci servir.
4. Si vens a l’Administració pública, Esquema Nacional de Seguretat (ENS) en categoria mitjana o alta. Sense això no pots participar en licitacions. Més informació en el context del sector públic.
5. Una política clara de retenció de dades: quant de temps guarden les posicions històriques? Les exportes i les esborres a demanda?

Bloc 7. La demo: amb el teu cas real, no enllaunada

El parany més habitual. El comercial porta una demo bonica amb dades perfectes en una pantalla gran i tot va fluid. La realitat de la teva flota és una altra. Com evitar el parany:

1. Demana una demo amb dos o tres vehicles teus reals durant 7-15 dies. Qualsevol proveïdor seriós ho accepta. Si no, sospitós.
2. Defineix tres escenaris concrets que necessites validar abans de la demo. Per exemple: “vull veure l’alerta de sortida de geofence arribant al mòbil del responsable”, “vull veure l’informe setmanal de scoring per conductor”, “vull veure la lectura real de combustible per OBD comparada amb la factura del proveïment”.
3. Demana accés al panell real, no només captures. Que el teu equip hi entri i hi remeni.
4. Mesura la latència de l’app mòbil i del panell web carregant-los amb les teves dades. Si triga més de 4 segons a obrir el mapa de la flota, multiplica-ho per dos quan tinguis 80 vehicles.
5. Pregunta quant triga a exportar-se un informe mensual de tota la flota. Si triga més de 30 segons, hi ha un problema d’arquitectura.

Taula resum de filtres eliminatoris

Aquests són els criteris que descarten un proveïdor sense haver d’avançar en la negociació:

Comparatives relacionades

Si estàs avaluant proveïdors concrets, hem publicat anàlisis específiques:

• Alternatives a Localiza: comparativa 2026
• Quant costa un programari de gestió de flotes a Espanya

Totes dues segueixen la mateixa metodologia que aquest checklist i entren al detall dels preus i de la funcionalitat real mesurada.

Conclusió

Triar un programari de flotes és una decisió a 3-5 anys. Les preguntes correctes en la fase d’avaluació estalvien després contractes abusius, maquinari bloquejat i suports que no responen. El checklist no garanteix l’encert, però sí que elimina el 60 % de les opcions que no superen el filtre bàsic.

Si vols una demo de Trackia amb vehicles reals de la teva flota durant 15 dies, sense compromís i amb accés complet al panell, sol·licita-la aquí i l’activem en 48 hores. I si tens clar el model i vols anar directament al pressupost, els rangs estan publicats a preus.