Como escoller software de frotas: checklist

A maioría das comparativas de software de frotas que circulan en liña son listaxes patrocinadas ou recensións xenéricas. Serven de pouco cando hai que asinar un contrato de tres anos para 80 vehículos. Este checklist é o que lle pediriamos a un provedor se fósemos comprar para a nosa propia frota: preguntas concretas, respostas verificables e bandeiras vermellas que detectan o vendedor que improvisa.

Está pensado para responsables de frota de pemes medianas (10-200 vehículos) e directores de operacións que xa viron dúas ou tres demos e necesitan diferenciar a quen contratan.

Bloque 1. Hardware: propietario ou estándar

A primeira pregunta é que hardware leva o coche. Hai dous camiños:

• Hardware propietario: o provedor deseña o seu propio dispositivo, normalmente fabricado por un terceiro coa súa marca por riba. Se cambias de provedor, tiras todo o hardware.
• Hardware estándar de fabricante recoñecido (Teltonika, Queclink, Concox): o dispositivo é o mesmo que usan decenas de plataformas. Se cambias de provedor, en moitos casos o hardware segue funcionando.

Preguntas que lle debes facer ao comercial:

1. Fabricante e modelo exacto do dispositivo. Se dubidan ou din «é noso propio», bandeira vermella.
2. O firmware do dispositivo contrólalo ti, o integrador ou o fabricante? Importa para as actualizacións e para a portabilidade.
3. Se rescindo en 18 meses, o hardware serve para outro provedor ou queda inservible?
4. A instalación require taller (cableado oculto) ou é plug & play OBD? A diferenza vai de 5 minutos a 90 minutos por vehículo e de 0 a 60 euros de instalación.

Para contexto, nós usamos hardware Teltonika estándar (FMM003, FMC003, Eye Beacon, Eye Sensor) precisamente para que o cliente non quede preso do provedor.

Bloque 2. IA real fronte a márketing de IA

«IA» aparece en todas as landings desde 2023. A pregunta que filtra: dáme un caso concreto con métricas. Se a resposta é xenérica («optimizamos rutas con IA», «predicimos avarías con machine learning») sen números nin horizonte temporal, non hai IA real. Probablemente sexa un sistema de regras cunha etiqueta de márketing.

Preguntas que separan a IA da etiqueta:

1. Que predí o modelo e con que horizonte? Unha resposta válida: «alerta de batería con 14-28 días de antelación, precisión do 78 %».
2. Sobre que datos se adestrou o modelo? Cantos vehículos, cantos quilómetros, canto histórico?
3. Cantas alertas falsas positivas xera ao mes nunha frota do meu tamaño?
4. Podes ensinarme un caso de cliente real con métricas concretas de aforro? (Aínda que estea anonimizado.)
5. A IA corre nos vosos servidores ou usades API de terceiros (OpenAI, Google)? Importa polo custo, a latencia e a privacidade dos datos.

Hai un padrón habitual: chamar «ML» a regras if-then con limiares adaptativos. Non é mentira, pero tampouco é o que o cliente entende cando oe IA. En IA aplicada a frotas: casos de uso reais con ROI hai exemplos do tipo de resposta que debes esperar.

Bloque 3. Contrato: permanencia, baixa e propiedade dos datos

O contrato é onde se perden os preitos. As cláusulas que debes revisar co teu asesor antes de asinar:

A exportación de datos ao darse de baixa é o punto máis ignorado e o máis doloroso despois. Calquera provedor serio entrega un CSV ou JSON completo co histórico de posicións, eventos e mantemento. Se di que non ou cobra extra, está a blindar o cliente cos seus propios datos.

Bloque 4. Soporte: español, teléfono, SLA

O soporte próbase antes de asinar, non despois. Unha técnica que funciona: durante a fase de demo, chama ao teléfono de soporte un venres ás 18:30 sen avisar o comercial. O que respondan (ou non) é o que responderán cando te quedes sen posicionar 40 furgonetas un sábado pola mañá.

Preguntas:

1. Atención en español? Ou en español a través dun nivel 1 externalizado que escala ao inglés?
2. Horario? O ideal: de luns a venres de 8 a 20 e garda 24/7 para incidencias críticas.
3. Hai un SLA escrito? Compromiso de tempo de resposta? Compensación se se incumpre?
4. O soporte coñece o meu sector (transporte refrixerado, obra pública, reparto urbano)? Un técnico que entende o teu negocio resolve en 10 minutos o que a outro lle leva dúas horas.
5. Hai un account manager nominal ou entras nun buzón colectivo?

Para frotas de máis de 50 vehículos, é razoable esixir no contrato un account manager nominal.

Bloque 5. Integracións: API, webhooks e conectores

Unha plataforma de frotas illada do resto do software da empresa duplica traballo e limita o ROI. As preguntas clave:

1. Hai unha API REST pública e documentada? Pide acceso á documentación durante a demo. Se non a ensinan, sospeitoso.
2. Hai webhooks para eventos clave (entrada/saída de xeocerca, alerta de mantemento, fin de ruta)?
3. Hai conectores nativos cos ERP que uso (SAP, Microsoft Dynamics, Odoo, Sage, A3)?
4. Hai conector co TMS se traballo en loxística?
5. Se necesito unha integración á medida, faina o provedor, un partner ou tócame contratar un terceiro?

Pide exemplos de clientes que integrasen o que ti queres integrar. Se todos os seus clientes usan o sistema illado, prepárate para facelo ti tamén.

Bloque 6. Compliance: RXPD, servidores UE, ENS se aplica

Calquera provedor serio en España ten isto resolto, pero convén confirmalo por escrito antes de asinar:

1. Contrato de encargado do tratamento RXPD asinado entre a túa empresa e o provedor. É obrigatorio cando o provedor procesa datos persoais (localización dos condutores, identificación con tarxeta ou beacon).
2. Servidores na Unión Europea. Idealmente en España ou nun datacenter europeo certificado (Frankfurt, Dublín, Madrid, Barcelona).
3. Certificación ISO 27001 do provedor ou do provedor cloud que use.
4. Se vendes á Administración pública, Esquema Nacional de Seguridade (ENS) en categoría media ou alta. Sen isto non podes participar en pregos. Máis sobre isto no contexto do sector público.
5. Política clara de retención de datos: canto tempo gardan as posicións históricas? Expórtalas e bórralas a demanda?

Bloque 7. A demo: co teu caso real, non enlatada

A trampa máis común. O comercial trae unha demo bonita con datos perfectos nunha pantalla grande e todo vai fluído. A realidade da túa frota é outra. Como evitar a trampa:

1. Pide unha demo con dous ou tres vehículos teus reais durante 7-15 días. Calquera provedor serio acepta. Se non, sospeitoso.
2. Define tres escenarios concretos que necesitas validar antes da demo. Por exemplo: «quero ver a alerta de saída de xeocerca chegando ao móbil do responsable», «quero ver o informe semanal de scoring por condutor», «quero ver a lectura real de combustible OBD comparada coa factura da repostaxe».
3. Pide acceso ao panel real, non só capturas. Que o teu equipo entre e trastee.
4. Mide a latencia da app móbil e do panel web cargando cos teus datos. Se tarda máis de 4 segundos en abrir o mapa da frota, multiplícao por dous cando teñas 80 vehículos.
5. Pregunta canto tarda en exportarse un informe mensual de toda a frota. Se tarda máis de 30 segundos, hai un problema de arquitectura.

Táboa resumo de filtros eliminatorios

Estes son os criterios que descartan un provedor sen ter que avanzar na negociación:

Comparativas relacionadas

Se estás a avaliar provedores concretos, publicamos análises específicas:

• Alternativas a Localiza: comparativa 2026
• Canto custa un software de xestión de frotas en España

Ambas seguen a mesma metodoloxía ca este checklist e entran no detalle do pricing e da funcionalidade real medida.

Conclusión

Escoller software de frotas é unha decisión a 3-5 anos. As preguntas correctas na fase de avaliación aforran despois contratos abusivos, hardware bloqueado e soportes que non responden. O checklist non garante acertar, pero si elimina o 60 % das opcións que non superan o filtro básico.

Se queres unha demo de Trackia con vehículos reais da túa frota durante 15 días, sen compromiso e con acceso completo ao panel, pídea aquí e activámola en 48 horas. E se tes claro o modelo e queres ir directamente ao orzamento, os rangos están publicados en prezos.